Scadenziari e Aging

Nella scheda principale “Scadenzari” è possibile estrarre la stampa della situazione delle scadenze dei clienti o dei fornitori o di eventuali altri conti gestiti a partite.

I filtri sono:

  • 1 – Spuntando la casella e indicando una data lo scadenzario verrà ricalcolato alla data indicata escludendo incassi/pagamenti avvenuti successivamente o fatture registrate successivamente.
  • 2 – Data della scadenza più vecchia e data limite di estrazione scadenze.
  • 3 – Per i clienti è possibile filtrare da agente a agente
  • 4 – Filtro da conto a conto
  • 5 – Filtro (Attivo “clienti”, Passivo “fornitori”, Tutti i conti)
  • 6 – Stampa classica o in valuta estera.
  • 7 – filtri su tipo pagamento
  • 8 – filtri su valute di registrazione nel caso di stampa in valuta.
  • 9 – filtri sui codici di pagamento.

Nel pannello “Aging” si ottiene una situazione delle scadenze ripartite nei mesi.

  • 1 – Data Riferimento è la data sulla quale la procedura si basa per esporre le scadenze dei mesi precedenti e dei mesi successivi
  • 2 – Filtro Da Codice a Codice
  • 3 – Filtro per tipo pagamento
  • 4 – Attivo “Clienti”, Passivo “Fornitori”

In tutti e due i pannelli è possibile filtrare ulteriormente i dati per categoria cliente/fornitore.

Le stampe disponibili possono essere più di una ed è possibile impostare la preferita utilizzando le freccine poste a destra della griglia con l’elenco delle stampe disponibili.

Estratti Conti e Lista Partite

Il programma di stampa estratti conto propone le seguenti scelte:

Data Limite Scadenze
Ultima data di scadenza considerata

Data Riferimento
inserire la data nella quale si stampa l’estratto (viene proposta quella odierna)

Da Conto a Conto
inserire l’intervallo di codici conto per il quale si desiderano estrarre le scadenze (viene proposto in automatico dal primo all’ultimo)

Giorni Tolleranza
numero di giorni di attesa dopo la scadenza

Cliccando su stampa verrà visualizzata la solita stampa di anteprima sulla quale sarà ancora possibile scegliere se stampare l’estratto conto con lettera di accompagnamento o solo il dettaglio delle scadenze.

Condizioni di Pagamento

La maschera in oggetto permette la configurazione delle condizioni di pagamento.

La maschera principale visualizza l’elenco delle condizioni di pagamento con l’evidenziamento di eventuali errori.

Nel caso di voglia eliminare la condizione di pagamento e uscisse un errore vuol dire che la stessa è utilizzata all’interno del sistema.

Per modificare, selezionare la condizione e poi premere pulsante “Modifica”.

Per nuova condizione premere “Nuovo”

La maschera di modifica è composta da una parte superiore in cui si deve dichiarare:

  • codice pagamento (modifica permessa solo su nuovo)
  • la descrizione che verrà riportata sui documenti
  • codice esportazione (per collegamento con anagrafiche esterne)
  • Rata Fissa (l’importo sarà suddiviso per il numero di rate. Se non spuntato si dovrà impostare una percentuale sulle rate)
  • Editazione Manuale (permette di dichiarare manualmente gli importi sul documento)

La parte inferiore dichiara al sistema come dovrà essere calcolata la creazione delle scadenze:

  • Sequenza scadenze (proposto in automatico 1,2,3,…)
  • % Rata (la somma delle righe dovrà dare 100, solo se non spuntata Rata Fissa.
  • Tipo Pagamento (scelta da elenco: bonifico, riba, ecc)
  • Giorno Fisso (giorno secco della scadenza. se fosse un 30 gg fine mese e indico 5 la scadenza sarà il 5 del mese successivo
  • GG Scadenza (indicare i giorni che intercorrono dalla data fattura a questa rata)
  • Solo IVA (selezionare se si desidera una scadenza solo per IVA)
  • IVA Prima Scadenza (selezionare se si desidera tutta l’IVA sulla prima scadenza)
  • Fine Mese (porta la scadenza al fine mese)
  • Alla 15na (porta le scadenze al 15 e al 30 del mese)
  • Tipo Fatt. Elett. (codifica ministeriale della rata)

Eliminare o inserire un dettaglio lo si può fare con i pulsanti in alto (1)

Contabilizzazione Fatture Attive

La maschera propone l’elenco delle fatture attive (da gestionale) in attesa di contabilizzazione in base ai parametri di filtro impostati. (fino alla data e tutti i sezionali iva oppure solo uno specifico sezionale)

Disabilitata la possibilità di contabilizzare le autofatture reverse charge interne. (sono contabilizzabili solo con l’apposita funzione in editing fatture) Vengono comunque visualizzate e evidenziate in rosso per avvertimento.

La contabilizzazione per data fattura viene disabilitata se viene selezionata l’opzione “modalità di fatturazione in base alla circolare 14/E dell’AdE” nei settings contabili (Selezionare gli ingranaggi a destra della voce di menù, pannello Contabilizzazioni)

Le fatture che possono essere contabilizzate sono solo quelle con la spunta su “Selezionato”.

Deselezionando una fattura verranno deselezionate anche tutte le successive. (L’ordinamento visualizzato è l’ordinamento di contabilizzazione)

Non è permesso selezionare una fattura se quella precedente non è selezionata.

Non è permesso selezionare una fattura non trasmessa a SDI se è attiva la funzione. “Le fatture Attive sono contabilizzabili solo se trasmesse a SDI”

La funzione di contabilizzazione solo se la fattura è trasmessa è stata attivata per default in fase di aggiornamento.

Premendo “Elabora” verranno contabilizzate le fatture selezionate.

Fatturazione Elettronica – Fatture Collegate

Nel caso si emetta una nota di credito e si voglia indicare i documenti a cui fa riferimento utilizzando l’apposita sezione delle fatture elettroniche denominata Fatture Collegate si può utilizzare la funzione collega documenti.

Si aprirà la maschera di collegamento

Nel caso di una nota di credito la fattura di riferimento sarà da inserire, con il tasto + , nella sezione “Origine del collegamento”.

Ripetere l’operazione per più fatture.

Nella fattura se si apre la stessa finestra verrà evidenziata la nota di credito nella sezione “Destinazione del collegamento”

Cancellazioni Multiple Prima Nota

La maschera in oggetto permette di eliminare più registrazioni contabili contemporaneamente.

Impostati i filtri nella parte superiore e, nel caso di fatture acquisto o vendita, comparirà la possibilità di filtrare per registro iva (1). Se voglio visualizzare tutti i registri lascio/imposto il valore “0” altrimenti il numero del registro desiderato. Premere “Aggiorna” per visualizzare i dati.

Cliccare sulla casellina della colonna “Elimina” per selezionare le registazioni. Basta spuntare un rigo della registrazione per mettere in selezione tutta la registrazione.

Nel caso si selezioni una registrazione già stampata su bollato o precedente a chiusure conti o stampe libri iva comparirà un messaggio e impedirà la cancellazione della registrazione.

Premere “Elimina” per procedere alla cancellazione delle registrazioni selezionate.

Nel caso di fatture acquisto e/o vendita il sistema inizierà a eliminare i documenti dal più recente e poi a ritroso.

Nel caso i documenti siano stati gli ultimi protocollati verrà aggiornato il contatore dei protocolli.

Stampa Registrazioni di Prima Nota

La maschera di stampa prima nota permette di ottenere stampe dei movimenti contabili in base ai filtri impostati.

Le stampe disponibili sono di formato diverso e selezionabili, come da standard, nella griglia superiore ricordandosi che possono esserci più stampe e sono visualizzabili scorrendo l’elenco o allargandolo.

I filtri sono combinati tra loro.

Il filtro per conto contabile fornisce la possibilità di selezionare un solo conto contabile specifico per ottenere, per esempio, la stampa di tutti i movimenti relativi ad una certa banca o ad uno specifico cliente ecc.

La tipologia movimento permette di filtrare i movimenti in base allo stato di causale (Definitivi, provvisori, tutti)

Registrazione guidata fatture acquisto

Utilizzando le informazioni presenti all’interno della fattura elettronica l’utente viene guidato nella registrazione del documento nel sistema contabile.

La procedura ha inizio partendo dalla maschera di ricezione fatture elettroniche tramite l’apposito comando Contabilizzazioni – Contabilizzazione Fatture

La maschera della registrazione guidata è suddivisa in due sezioni.

La sezione di sinistra presenta un’anteprima della fattura elettronica con le seguenti possibilità di visione:

  • Foglio di stile; interpretazione dell’XML nel formato Ministeriale dell’Agenzia delle Entrate o nel formato AssoSoftware.
  • XML; visualizzazione del formato nativo del file.
  • Allegati; se presenti in PDF vengono visualizzati, altrimenti si possono aprire con il relativo programma.

Si ricorda che, alla data attuale, l’unica rappresentazione “completa” è quella Ministeriale.

Gli Allegati sono presenti solo se il Vostro fornitore li ha inclusi nel file.

La maschera di anteprima della fattura elettronica può essere ridimensionata e può essere sempre visibile o collassabile chiusa/aperta a richiesta cliccando sulla puntina in alto a destra dell’anteprima.

Nella parte destra sono presenti i dati di registrazione.

Dati di Testata

Nella prima parte della procedura guidata vengo confermate le informazioni di base della registrazione.

1 Nella parte superiore della maschera possono essere visualizzate delle caselle gialle con testo per segnalazione di eventuali controlli suggeriti e/o anomalie riscontrate.

La registrazione guidata interpreta le informazioni della fattura elettronica ma deve essere verificata in quanto non sono presenti tutte le informazioni necessarie alla registrazione.

Nella fattura elettronica non è descritto con quale causale vorrete registrare la fattura.

L’imposta è solo indicata come aliquota ma non è presente come Voi potrete detrarla.

Nel caso di articoli di esenzione non è possibile sapere quale codice IVA utilizzerete.

Le caselle in grigio non sono modificabili in quanto dati certi della fattura elettronica.

2 Indicazione della causale di registrazione.

Nella tendina di selezione saranno presenti solo le causali di registrazione conformi alla tipologia della fattura ricevuta.

  • Fattura con ritenuta acconto, solo causali configurate per ritenuta acconto.
  • Fattura soggetta a Reverse Charge, solo causali configurate per Reverse.
  • Nota Credito, solo causali nota credito
  • Fattura normale, causali senza le caratteristiche sopra citate.

Nel caso siano presenti più causali il sistema presenta il testo nella casella in giallo (punto 1 dell’immagine) per ricordare all’utente di verificare la causale. Se non viene verificata la causale verrà riproposto il messaggio prima del salvataggio della registrazione.

3 Date di Registrazione

La data di registrazione proposta sarà l’ultima data di registrazione o la data di ricezione della fattura elettronica se, quest’ultima, è superiore all’ultima data di protocollazione.

La data di competenza IVA proposta sarà sempre uguale alla data di registrazione. E’ facoltà dell’utente variarla per portare L’IVA in detrazione nel mese precedente.

4 Selezione del fornitore

Nella selezione del fornitore saranno presenti solo codici fornitori con Partita IVA uguale a quella dichiarata dal cedente nella fattura elettronica.

Nel caso di più occorrenze presenti all’interno della base dati sarà compito dell’utente selezionare il corretto valore.

Nel caso non siano presenti alcune informazioni e le si debbano inserire si deve chiudere la registrazione con il pulsante Annulla in basso a destra e ricominciare la procedura dopo aver aggiornato i dati.

Il pulsante Annulla non memorizza alcuna informazione precedentemente immessa nella registrazione guidata.

5 Riferimenti del documento

Il numero e data documento, la valuta e il totale documento non sono modificabili da parte dell’utente e vengono recuperati dalla fattura elettronica.

6 Note del documento

Nel campo note vengono riportate le informazioni della sezione Causale della fattura elettronica. Facoltà dell’utente di cancellarle, modificarle o integrarle con proprie annotazioni.

7- 8 Caratteristiche aggiuntive

Nel punto 7 si può selezionare una dipendenza del fornitore a cui associare la registrazione per eventuali suddivisioni logistiche.

Al punto 8 si può indicare al sistema che questo documento sarà soggetto a Ratei/Risconti o a Iva Differita (iva per cassa).

Nel caso dell’iva per cassa la selezione sarà già impostata in base alla configurazione del fornitore nei dati contabili.

9 Per procedere alla sezione successiva premere il pulsane in basso a destra “Successiva”. Nel caso di errori si verrà bloccati e, nella maschera, compariranno caselle di testo o pallini rossi con indicazione del tipo di anomalia riscontrata. (posizionarsi sopra i pallini per sapere il tipo di errore riscontrato)

Dettaglio IVA

In questa sezione viene verificato il castelletto IVA e la ripartizione dei costi nei conti contabili.

1 Avvisi

La casella gialla avvisa l’utente di verificare la correttezza dei codici IVA associati al riepilogo IVA indicato nella fattura elettronica.

Si ricorda di portare molta cura nel verificare le aliquote IVA!

Come specificato precedentemente non c’è modo di sapere se l’imposta è indetraibile o meno per voi e quale codice articolo di esenzione indicato nella fattura corrisponde a quello che Voi utilizzereste.

Il sistema presenta negli elenchi solo i codici IVA che corrispondono alle caratteristiche generali dei codici iva indicati nella fattura elettronica.

Se nella fattura ci sono due righe, una con IVA al 22% e un rigo esente di Natura IVA N1 verranno proposti solo i codici IVA con aliquota 22 e quelli con natura IVA N1.

Se nell’anagrafica del fornitore avrete indicato un’aliquota preferenziale e questa è presente tra le riscontrate verrà utilizzata.

Se l’aliquota in fattura elettronica è 22 e nell’anagrafica del fornitore avete indicato un’indetraibile al 50% verrà utilizzata quest’ultima come codice con relativo calcolo dell’indetraibilità.

2 Nuovo, Elimina, Modifica

Le righe del riepilogo IVA possono essere modificate dall’utente facendo doppio click sulla riga interessata oppure selezionandola e cliccando poi sul pulsante modifica nella barra strumenti sopra la griglia.

Nella maschera di modifica del dettaglio IVA il pulsante a destra della casella dell’imponibile permette di scorporare l’importo indicato in base all’aliquota IVA selezionata.

Pulsante Annulla mantiene inalterate le informazioni; pulsante Ok conferma le modifiche.

L’utente può modificare il castelletto IVA proposto ma potrà selezionare solo codici IVA conformi al contenuto della fattura elettronica e il totale imponibile e imposta dovranno comunque quadrare con i dati della fattura elettronica.

3 Ripartizione dei costi

Il totale degli imponibili verranno proposti associati al conto contabile indicato nell’anagrafica del fornitore.

Nel caso di presenza di IVA indetraibile la quota dell’imposta sarà associata allo stesso conto ma su un rigo separato.

Se la contabilità analitica è stata attivata su ogni rigo sarà presente un simbolo + che permette di visualizzare le ripartizioni associate.

Anche per i conti di costo si possono effettuare modifiche come per il castelletto IVA.

Nella maschera di modifica del record contabile, sul pulsante a destra del campo per le note del dettaglio registrazione, sono a disposizione ulteriori comandi:

  • Ratei /Risconti: impostare periodo rateo e contropartita interessata.
  • Saldo del conto: ottieni il saldo del conto alla data di registrazione.
  • Imposta come predefinito: imposta il conto come predefinito per il fornitore del documento.

si potrà visualizzare il saldo del conto oppure aggiungere/modificare i dati di analitica con i relativi pulsanti (solo se attivata e se la causale contabile e il conto utilizzato sono abilitati).

4 Premendo il pulsante “Successiva” verranno effettuati i controlli di validazione e si passerà al pannello successivo.

In qualunque pannello si potrà tornare alle precedenti sezioni cliccando sul pulsante in alto a sinistra con la freccia verso sinistra.

Scadenze

Questa sezione viene compilata in base ai dati comunicati dal fornitore indipendentemente dalla condizione di pagamento indicata.

Nel caso nella fattura elettronica non siano indicati dati sulla scadenza verranno calcolati in base alla condizione di pagamento indicata nell’anagrafica del fornitore.

In ogni caso l’importo delle scadenze deve quadrare con il totale documento per passare alla sezione successiva.

Se il fornitore comunica zero come importo da pagare dovrete modificare manualmente l’importo per indicare il corretto valore.

2 Banche

In “Nostra Banca di Pagamento” potrete indicare la banca che vorrete utilizzare per il pagamento (non obbligatoria e modificabile successivamente). In “Banca del Fornitore” potrete indicare la banca di pagamento richiesta dal fornitore.

Se nella fattura elettronica l’IBAN indicato dal fornitore corrisponde all’IBAN della banca registrata in anagrafe il campo sarà già precompilato.

3 Premendo il pulsante “Successiva” verranno effettuati i controlli di validazione e si passerà al pannello successivo.

Ritenute Fiscali e Previdenziali

Se la fattura contiene le sezioni delle ritenute, prima del pannello delle scadenze verrà visualizzato il pannello per la gestione dei dati del professionista.

1 Ritenute IRPEF: Verificare i dati riscontrati relativi alle ritenute IRPEF.

2 Ritenute ENASARCO: Verificare i dati riscontrati relativi alle ritenute ENASARCO.

3 Ritenute INPS: Verificare i dati riscontrati relativi alle ritenute INPS.

4 Premendo il pulsante “Successiva” verranno effettuati i controlli di validazione e si passerà al pannello successivo.

Completamento della procedura

1 Al termine della procedura verranno riepilogate le informazioni della registrazione con eventuale indicazione di segnalazioni di anomalie riscontrate non bloccanti in base alla configurazione aziendale.

2 Premendo il pulsante “Registra” verrà effettuata la registrazione definitiva del movimento contabile.

1 In seguito al salvataggio della registrazione contabile verranno evidenziati gli estremi delle operazioni effettuate.

2 Cliccare sul pulsante “Chiudi” per terminare la registrazione guidata.

La maschera si chiuderà e, nell’elenco delle fatture ricevute, la fattura non sarà più visibile in quanto sarà in stato “gestito”.

Nel riepilogo generale delle fatture ricevute togliendo il filtro “Escludi gestiti” si potrà visualizzare la fattura con gli estremi del registro iva e del protocollo associato.

Tutte le registrazioni effettuate con la procedura guidata saranno comunque modificabili successivamente come le fatture registrate manualmente.

La registrazione guidata non è obbligatoria.

Gestione Dipendenze

La gestione dipendenze permette di creare una serie di sedi logiche/fisiche del cliente/fornitore.

In Anagrafica cliente (o fornitore) selezionare Dati Gestionali – Gestione dipendenze. Nella maschera che si apre fare nuovo o edit per Nuova sede o modifica sede esistente.

La prima cosa da fare è impostare un codice per la dipendenza (punto 1) che è un codice alfanumerico di 3 caratteri (es.: A01, A02, A03, ecc…)

Il campo Nome (punto 2) è il nome della dipendenza visualizzato all’interno dell’applicativo e non viene usato per stampe o invii.

Spuntando deposito interno l’indirizzo rimane sincronizzato con l’indirizzo principale anagrafico (utile per la rappresentazione di reparti all’interno dell’azienda). Togliendo la spunta si può inserire un indirizzo alternativo.

I campi “PEC opzionale per FE” e “CODICE SDI opzionale per FE” servono per indicare una pec o un codice SDI differente a seconda della dipendenza indicata nella fattura nel campo “Indirizzo di spedizione fattura” in “Spese e Fatturazione”.

Sul lato sinistro:

  • CIG. (codice cig predefinito da riportare sui documenti)
  • Codice Univoco Ufficio. (codice di 6 caratteri che rappresenta il codice di invio delle fatture elettroniche per le Pubbliche Amministrazioni)
  • Rifer.to Ammin.ne. (il valore indicato sarà visualizzato nella fattura elettronica nel relativo campo Riferimento Amminsitrativo)
  • Utilizzato come indirizzo spedizione fatture (spuntare se la si vuole utilizzare come “Indirizzo spedizione fattura alternativo”
  • Utilizzato come indirizzo spedizione merci (spuntare per poter usare la dipendenza come indirizzo di spedizione merci)
  • Fatturare a: seleziona l’indirizzo alternativo alla sede per invio fattura.
  • Magazzino Gestito. (spuntare se si vuole tracciare e gestire le giacenze di magazzino presso cliente/fornitore)
  • Magazzino di commessa (spuntare per indicare che è un magazzino speciale per produzioni di commessa)
  • Influenza i costi (le movimentazioni su questo magazzino confluiranno nei calcoli dei costi in base ai modelli configurati)
  • Materiale non nostro. (se spuntato insieme a Magazzino gestito la giacenza non sarà considerata nella stampa di inventario FISCALE.
  • Destinazione RIBA (per indicare che l’avviso riba verrà spedito a questo indirizzo)- ormai in disuso.
  • Residenza (per i professionisti per indicare la residenza fiscale)
  • Magazzino di servizio (per gestioni particolari da configurare)
  • Ordine di priorità. (ordinamento nell’elenco dipendenze visualizzato all’interno dell’applicativo. Sequenza numerica crescente 0,1,2,3,4,ecc…

Pulsante SALVA per salvare le modifiche.

Contabilizzazione fatture passive

La maschera propone l’elenco delle fatture passive (da gestionale) in attesa di contabilizzazione in base ai parametri di filtro impostati. (da data a data, tutti i fornitori o singolo fornitore)

Le fatture che possono essere contabilizzate sono solo quelle con la spunta su “Selezionato”.

La spunta è proposta in automatico se il totale dichiarato è uguale al totale con IVA calcolato.

Se il totale non è dichiarato o non quadra almeno con l’imponibile viene evidenziata un’icona di errore e non è permesso abilitare la fattura per la contabilizzazione.

Se la fattura è un’estero o un reverse charge (quindi non soggetta a iva) il codice iva nella fattura deve essere comunque dichiarato ma il totale del documento potrà essere indicato solo con l’imponibile.

In questo caso il sistema troverà una quadratura con l’imponibile e ne permetterà comunque la contabilizzazione.

Le fatture passive di reverse charge devono avere appostiti codici documento configurati.

Premendo “Elabora” verranno contabilizzate le fatture e, al termine, verrà proposta una maschera con il riepilogo dei documenti contabilizzati e gli estremi di registrazione.