I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni. Si tratta infatti di documenti informatici, che in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice civile.

La nozione di corrispondenza si è notevolmente ampliata negli ultimi decenni, fino a comprendere inevitabilmente anche i messaggi di posta elettronica, a cui la giurisprudenza, non solo di merito ma anche di legittimità, ha riconosciuto un sempre maggiore valore probatorio.Le e-mail costituiscono infatti documenti informatici, sia per il soggetto che le trasmette, sia per chi le riceve, con tutto ciò che ne deriva sotto il profilo degli obblighi di conservazione sostitutiva.

Le disposizioni civilistiche e fiscali impongono all’imprenditore che esercita un’attività commerciale la conservazione ordinata per ciascun affare e per un periodo di dieci anni degli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché delle copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Questi documenti, così come le scritture contabili, possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili.